Yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Onnea ry.
Raiviontie 5
67700 Kokkola
onneayhdistys@gmail.com
040 8613824

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Hanna Cygnel
hanna.cygnel (at) student.oulu.fi

3. Rekisterin nimi

Onnea ry:n yhteistyökumppanirekisteri

4. Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat Onnea ry:n yhteistyökumppanit, joita voivat olla yksityiset henkilöt, yritykset, yhdistykset tai muut yhteisöt.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja perusteet

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa yhteydenpito yhteistyökumppaneihin liittyen syntymäpäiväjuhlien järjestämiseen tai lahjoitusten vastaanottamiseen tai muuhun asiaan, missä rekisterinpitäjä tekee yhteistyökumppanin kanssa yhteistyötä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavat henkilötiedot:

  • yrityksen/yhdistyksen/yhteisön/toiminimen nimi
  • yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
  • yrityksen/yhdistyksen/yhteisön/toiminimen osoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • minkälainen yhteistyökumppanuus kyseessä ja siihen liittyen mahdollisia lisätietoja esim. lahjoitusten frekvenssistä
  • milloin viimeksi saatu lahjoitus ja millainen

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityjen tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään ja näiden nettisivuilta. Tietoja voidaan niiden ajantasaisuuden varmistamiseksi päivittää myös muihin julkisesti saatavilla oleviin rekistereihin tallennetuista henkilötiedoista, esimerkiksi julkisten Suomessa toimivien puhelinnumeropalvelujen tiedoista.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Rekisterissä olevien henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Mikäli tietojen luovuttaminen jostain syystä katsotaan kuitenkin aiheelliseksi, voidaan tietoja luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella. Tietoja ei luovuteta EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus pyritään varmistamaan seuraavasti:

  • Tiedot sijaitsevat virtuaalisella palvelimella tietokoneella, jonka fyysinen turvallisuus on riittävällä tavalla varmistettu.
  • Tietojen luottamuksellisuus on turvattu salatulla tietoliikenteellä.
  • Yhdistys pyrkii arvioimaan tietojenkäsittelyn turvallisuuteen vaikuttavien teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuutta säännöllisesti.
  • Käsittelyssä käytettäviä järjestelmiä, sovelluksia ja palveluja valittaessa huomioidaan tietosuoja.
  • Rekisterin muokkaaminen ja pääsy rekisterin tietoihin estetään teknisesti muilta kuin erikseen määritellyiltä tietojen käsittelyyn oikeutetuilta henkilöiltä. Oikeutetut henkilöt tunnistetaan asianmukaisella pääsynvalvonnalla.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin yhteistyökumppanuus rekisterinpitäjän kanssa jatkuu.

11. Tietojen käsittelijät

Henkilöt, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin henkilötietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.

Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä. Mikäli henkilö rajoittaa tai vastustaa käsittelyä tai kieltää käsittelyn tavalla, joka estää käyttämästä rekisteriä sen käyttötarkoituksen mukaisesti, rekisterinpitäjä katsoo henkilön irtisanovan yhteistyökumppanuuden.

Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle rekisterin yhteyshenkilölle.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, informoimme asiasta yhteistyökumppaneitamme sosiaalisessa mediassa ja/tai nettisivuillamme. Jos muutokset ovat isoja tai merkittäviä, uusi tietosuojaseloste lähetetään lisäksi yhteistyökumppaneille sähköpostitse, mikäli sähköpostiosoite on rekisterissä tiedossa.