Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Onnea ry.
Raiviontie 5
67700 Kokkola
onneayhdistys@gmail.com
040 8613824

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Hanna Cygnel
hanna.cygnel (at) student.oulu.fi

3. Rekisterin nimi

Onnea ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisteröidyt

Jäsenrekisterissä ovat Onnea ry:n jäsenet, kannatusjäsenet sekä kunniajäsenet.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja perusteet

Jäsenrekisterin tarkoituksena on mahdollistaa jäsenmaksulaskutus, jäsenluettelon ylläpitäminen sekä jäsenviestintä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenistään jäsenrekisteriä sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin tallennetaan seuraavat henkilötiedot:

  • etu- ja sukunimi
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • tiedot jäsenmaksusuorituksista
  • jäsenyyden laatu (jäsen, kannatusjäsen, kunniajäsen)
  • infosähköpostien kieltäminen

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityjen tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tietoja voidaan niiden ajantasaisuuden varmistamiseksi päivittää myös muihin julkisesti saatavilla oleviin rekistereihin tallennetuista henkilötiedoista, esimerkiksi julkisten Suomessa toimivien puhelinnumeropalvelujen tiedoista. Maksusuoritusten osalta tietojen lähteenä toimii rekisteröidyn pankki.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Jäsenrekisterissä olevien henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Mikäli tietojen luovuttaminen jostain syystä katsotaan kuitenkin aiheelliseksi, voidaan tietoja luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella. Tietoja ei luovuteta EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus pyritään varmistamaan seuraavasti:

  • Tiedot sijaitsevat virtuaalisella palvelimella tietokoneella, jonka fyysinen turvallisuus on riittävällä tavalla varmistettu.
  • Tietojen luottamuksellisuus on turvattu salatulla tietoliikenteellä.
  • Yhdistys pyrkii arvioimaan tietojenkäsittelyn turvallisuuteen vaikuttavien teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuutta säännöllisesti.
  • Käsittelyssä käytettäviä järjestelmiä, sovelluksia ja palveluja hankittaessa huomioidaan tietosuoja jo hankintaprosessissa.
  • Rekisterin muokkaaminen ja pääsy rekisterin tietoihin estetään teknisesti muilta kuin erikseen määritellyiltä tietojen käsittelyyn oikeutetuilta henkilöiltä. Oikeutetut henkilöt tunnistetaan asianmukaisella pääsynvalvonnalla.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä henkilön jäsenyyden ajan.

11. Tietojen käsittelijät

Henkilöt, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Jäsenrekisterin henkilötietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.

Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä. Mikäli henkilö rajoittaa tai vastustaa käsittelyä tai kieltää käsittelyn tavalla, joka estää käyttämästä rekisteriä sen käyttötarkoituksen mukaisesti, rekisterinpitäjä katsoo henkilön eroavan yhdistyksestä.

Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.

Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle jäsenrekisterin yhteyshenkilölle.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, informoimme asiasta jäseniämme sosiaalisessa mediassa ja/tai nettisivuillamme. Jos muutokset ovat isoja tai merkittäviä, uusi tietosuojaseloste lähetetään lisäksi jäsenille sähköpostitse.